¿Cómo ejecutar y aplicar la Cobranza… si ya se cuenta con la confirmación de pagos? El trabajo es realmente cobrar la cuenta; para ello debe definirse claramente y por escrito en las políticas de la empresa o en los procedimientos de cobranza, los actores que tienen la responsabilidad directa e implícita de la cobranza que debe ser en base a la antigüedad del propio saldo.

En referencia a la aplicación de la cobranza y con la confirmación de pagos el trabajo será realmente cobrar la cuenta; por lo que deberá definirse claramente y por escrito en las políticas de la empresa o en los procedimientos de cobranza, los actores que tienen la responsabilidad directa e implícita de la cobranza, la cual debe ser en base a la antigüedad del propio saldo.

Desde la simple aplicación de dinero en cuentas, la entrega o recepción de cheques, la cobranza telefónica o por medios electrónicos, hasta el envío a cuentas a legal, debiendo dejarla plenamente definida, siendo la sugerencia para responsabilidades en cartera la siguiente:

• Cuentas al corriente y hasta ocho días antes del vencimiento
• Administrador de cartera
• Cuentas de uno a 15 días de vencido Cobradores, Ejecutivos de crédito, Analistas y Vendedores
• Cuentas de 16 días y hasta 30 días
• Ejecutivos y Analistas de cobranza
• Cuentas con 31 días vencidos y hasta 60
• Jefes divisionales de Crédito y Ventas
• Cuentas con 61 días de vencido y hasta 90
• Gerentes de Crédito y Ventas
• Cuentas con más de 91 días y hasta 120
• Director de Finanzas y Ventas
• Cuentas con más de 121 días vencidos Jurídico, Comité de Crédito y Directores Generales

Cabe señalar que la responsabilidad de las cuentas siempre serán del Gerente de Crédito y Cobranza; quien deberá invariablemente realizar las reuniones necesarias con los involucrados, verificar que se respeten las asignaciones por vencimiento y tomar acciones correctivas, para tener la recuperación tanto del saldo de la cuenta, como de los intereses y gastos erogados, sin importar el nivel de atraso en que se encuentre.

De igual forma, deberán establecerse por escrito las responsabilidades en los procedimientos de crédito, asignando por lo menos DIEZ cuentas por cada empleado de crédito y cobranzas, conforme al valor del saldo que represente en la cartera de clientes, que serán su responsabilidad directa en caso de atraso y deberán abanderar al cliente, debiendo poner un semáforo de alerta en caso de atraso, el cual deberá hacerse notar en los comités de crédito invariablemente.

Es importante comentar que en el Sumario electrónico de Cobranza, todos y cada uno de los actores deberá anotar invariablemente las acciones tomadas para cobrar la cuenta, los cheques devueltos y diversos comentarios, en la inteligencia de que, de no existir los mismos, se tendrán como omisiones de responsabilidad.

La cobranza telefónica y por medios electrónicos, son factores fundamentales para la recuperación del saldo y será responsabilidad de los ejecutivos y analistas de crédito realizarla, anotando siempre el intento o resultado obtenido en el sumario mencionado.

Es de suma importancia que previo al siguiente vencimiento, se contacte al cliente y se obtenga una promesa de pago, que sea máximo dentro del período respectivo para no permitir que la cuenta continúe al siguiente nivel, ya que afectará los resultados del empleado y de la línea de crédito asignados.

Cada ejecutivo, analista, jefe y Gerente de crédito, deberá tener asignados sus Top Ten clientes y además, llevar un control semanal de incremento o decremento de saldos vencidos, en los cuales se cite el importe de nivel de riesgo asignado, nivel de saldo vencido y total con los porcentajes de probabilidad de cobro y su avance, así como los reconocimientos de adeudo logrados en un reporte que deberá entregar semanalmente al comité de crédito.

Como se puede observar, el comité de crédito tendrá en lo sucesivo además de la definición de las líneas de crédito, las alertas de sus clientes vencidos más importantes conforme al saldo, al igual que un detalle de atrasos en cartera, para tomar las decisiones respectivas.

Cabe señalar que hablando del comité de crédito, es importante mencionar que para el caso de suspensión en las líneas de crédito, se sugiere la suspensión al momento de recibir cualquier cheque devuelto y cobrar la penalización respectiva, no liberando entregas hasta tener cubiertos los importes citados. Y de la misma forma, se sugiere para el caso de saldos vencidos se reduzca el plazo a máximo 30 días de atraso para activar las líneas; por lo que se torna imperativo ser estricto en el bloqueo, suspensión, cancelación y reducción de las líneas de crédito, ya que presuponemos una nueva cultura de pago en la empresa, por lo que deberemos dejar claramente establecido en políticas, los lineamientos para tal efecto.

De la misma forma deberemos definir las ventas de contado a clientes con saldo vencido, siendo la sugerencia para el caso recibir el pago para la moratoria y surtir máximo el 50% del valor en la misma línea de crédito, aplicando a los saldos más vencidos ya que de lo contrario, se estarán financiando con tu propio dinero.

Fuente: Roberto García Salazar