En estos momentos, se puede afirmar, sin duda, que el “cloud computing” o el “trabajar en nube” es uno de los términos más en boga cuando se habla de aplicar la última tecnología a negocios. Es un salto muy importante que ha cambiado totalmente la forma de trabajar y lo seguirá haciendo.

Como todas las ideas con gran repercusión, se trata de un concepto sencillo. Básicamente, la informática en nube consiste en alojar servicios informáticos en internet (“la nube”), almacenándose toda la información en servidores digitales. Así, el usuario puede acceder directamente a datos, contenidos, herramientas o programas informáticos alojados en dichos servidores, sin necesidad de tener dichos ficheros de datos o software en su propio ordenador.

Este sería el caso de programas de gestión para negocios, conocidos como SAAS (software as a service), cuyo software no hay que adquirir, sino que son utilizables mediante este esquema de nube, y mediante un sistema de alta y pago por uso. Pero, en realidad, esta tecnología está presente en muchos más ámbitos, comenzando por el intercambio de archivos (Dropbox, iCloud…), herramientas informáticas (Google docs es el ejemplo más conocido de herramientas “en línea”, aunque también está Microsoft Office 365, este con pago de una tarifa mensual), e incluso videojuegos como World of Warcraft.

Algunas de las principales ventajas que puede generar el trabajar mediante programas online de gestión (desde la nube) son:

1. Es un modo de gestionar su negocio desde cualquier parte y en cualquier momento. En donde disponga de un equipo y conexión a internet, podrá acceder a los datos de tu negocio, tal como los dejó en su último acceso, y seguir gestionándolos.

2. Además de un incremento en la eficiencia y flexibilidad del trabajo en su empresa, puede suponer un importante ahorro en estructuras fijas (oficinas, mobiliario, equipos…), y en gasto energético, ya que en realidad su oficina puede estar en cualquier parte. En cualquier sitio al que se desplace, su oficina viaja con usted, en su portátil, tablet, Smartphone (o en el de otra persona).

3. Otra ventaja fundamental de este sistema de trabajo es la Seguridad, mucho mayor que en el caso del sistema “tradicional”, en lugar de tener los programas instalados en el equipo de su oficina:

• La información está guardada en servidores seguros, que trasladan la información, además, a través de un protocolo de internet con certificado digital de seguridad, esto es un canal encriptado que resultaría indescifrable para el eventual caso de que se interceptase la transferencia de datos. Es el sistema utilizado por entidades bancarias o los principales comercios on-line.
• Al no instalarse los programas en el CPU del ordenador, no hay CDs, ni tampoco existe el riesgo de tener software instalado que pueda verse infectado por Virus, troyanos, u otro tipo de malware.
• Para acceder a los programas, se solicita siempre una clave de inicio, por lo que nadie más puede tener acceso a sus programas de gestión, aunque roben tu equipo… Es más, si ocurre una desgracia de este tipo y se estropea o hurtan su equipo podrá seguir trabajando exactamente donde lo había dejado, ya que no se pierde ningún dato, ya que están alojados en la “nube”.

4. Se fomenta la cooperación en el trabajo desde la distancia. Si se establece un acceso multi-usuario, un colaborador de la empresa podrá entrar en el programa, siendo visible el flujo de trabajo que hayamos realizado hasta ese mismo momento, pudiendo consultarlo, o continuar la labor desde ese punto. Se pueden, además, establecer diferentes niveles de usuario, de manera que se habiliten unas claves con diferentes roles o niveles de acceso, según se quiera que colaboradores de trabajo puedan acceder sólo a determinado tipo de datos o programas, tengan un nivel sólo de consulta.

5. La actualización de los programas también es un factor relevante: este tipo de programas funciona con su versión más actualizada, de forma automática y sin necesidad de realizar ninguna descarga, mientras que el software tradicional tiende a quedarse obsoleto, momento en el que no queda más remedio que, si el usuario lo recuerda, adquirir una versión actualizada.

Fuente: Información de aprendeenlinea.udea.edu.co